Welche Vorteile bieten fremdsprachige Dokumentvorlagen im internationalen Schriftverkehr?

Professionelle Übersetzung

Welche Vorteile bieten fremdsprachige Dokumentvorlagen im internationalen Schriftverkehr?

600 500 Daniela Maizner

Für Dokumente, die im Geschäftsalltag häufig verfasst werden (z. B. Rechnungen, Angebote etc.), ist es sinnvoll, Vorlagen zu erstellen. Das heißt, es wird für den Dokumententyp ein Muster geschaffen, das im konkreten Fall nur noch mit den individuellen Daten wie Kundenname oder Preis befüllt werden muss.

Das Erstellen von Dokumentvorlagen bietet zwei wesentliche Vorteile:

  1. Zeitersparnis, da gleichbleibende Textteile nicht jedes Mal neu geschrieben werden müssen.
  2. Einheitlichkeit, da alle Schriftstücke dieser Art immer gleich aussehen. Das trägt wesentlich zum Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens bei.

Die Vorteile Zeitersparnis und Einheitlichkeit gelten natürlich auch für die Verwendung von fremdsprachigen Dokumentvorlagen, werden jedoch auch um einige Aspekte erweitert.

Vorteile von fremdsprachigen Dokumentvorlagen im internationalen Schriftverkehr

Zeitersparnis: Mit der Verwendung von anderssprachigen Dokumentvorlagen sparen Sie nicht nur Zeit, weil Sie weniger Schreibaufwand haben. Sie sparen sich auch die Zeit, jedes Mal aufs Neue zu überlegen, was denn die konkreten Wörter auf Englisch bedeuten oder wie denn nun das Datum auf Spanisch dargestellt wird.

Einheitlichkeit: Das einheitliche Auftreten bleibt auch in der Fremdsprache gewahrt – und das ist gar nicht so einfach. Verfasst jeder Mitarbeiter seine anderssprachigen Schriftstücke selbst, sucht er auf eigene Faust die richtigen Wörter in der Fremdsprache. Die Einheitlichkeit wird dadurch gefährdet.

Vermeidung von Fehlern: In unserer eigenen Sprache würde es uns sofort auffallen, wenn wir ein inhaltlich falsches Wort verwenden. In einer Fremdsprache passiert es jedoch schnell, dass ein Mitarbeiter versehentlich zu einem falschen Wort greift. Wird dann aus einer Umsatzsteuer versehentlich eine Einkommenssteuer, ist das nicht nur gegenüber dem Kunden ungünstig, sondern kann unter Umständen auch Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Rechnung haben.

Durchgängige Anpassung an den Zielmarkt: Andere Länder – andere Sitten, auch bei Geschäftskorrespondenz. Vom Briefkopf bis hin zur Grußformel gibt es viele Feinheiten zu beachten, die Ihre Geschäftspartner im Ausland schätzen. Mit der professionellen Erarbeitung von Dokumentvorlagen für Ihre Schriftstücke holen Sie sich dieses Wissen nicht nur ins Unternehmen, sie halten es auch dauerhaft fest.

Informationsquelle für Mitarbeiter: Gut erarbeitete Dokumentvorlagen dienen Ihren Mitarbeitern als Informationsquelle für die Gepflogenheiten im jeweiligen Zielmarkt. Kann Ihr Mitarbeiter zum Beispiel die Standartvorlage für ein individuelles Angebot nicht verwenden, kann er daraus dennoch wichtige Informationen für sein eigenes Schriftstück ziehen (z. B. Wahl der Grußformel, Darstellung von Preise und Datum etc.).

Für welche Dokumente sollten Vorlagen erarbeitet werden?

Für alle Dokumente, die häufig in gleicher Form eingesetzt werden, lohnt es sich, Dokumentvorlagen zu entwickeln.

Die meisten Unternehmen werden mit den üblichen Standarddokumenten wie Angebot, Rechnung, Mahnung etc. arbeiten. Vielleicht setzen Sie allerdings auch individuelle Formulare wie Kundenstammblätter ein oder müssen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen bestimmte Bestätigungen versenden.

Alle Dokumente, die mehrmals in derselben Art verwendet werden, eignen sich als Dokumentvorlagen. Dabei ist es übrigens unerheblich, ob Sie die Dokumente auf Papier oder elektronisch per E-Mail versenden. Die Vorteile gelten unabhängig vom Kommunikationsweg.

Denken Sie also bei der Erschließung eines neuen Zielmarktes auch immer daran, die notwendigen Dokumentvorlagen für die Geschäftskorrespondenz erstellen zu lassen.

Für Dokumente, die im Geschäftsalltag häufig verfasst werden (z. B. Rechnungen, Angebote etc.), ist es sinnvoll, Vorlagen zu erstellen. Das heißt, es wird für den Dokumententyp ein Muster geschaffen, das im konkreten Fall nur noch mit den individuellen Daten wie Kundenname oder Preis befüllt werden muss.

Das Erstellen von Dokumentvorlagen bietet zwei wesentliche Vorteile:

  1. Zeitersparnis, da gleichbleibende Textteile nicht jedes Mal neu geschrieben werden müssen.
  2. Einheitlichkeit, da alle Schriftstücke dieser Art immer gleich aussehen. Das trägt wesentlich zum Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens bei.

Die Vorteile Zeitersparnis und Einheitlichkeit gelten natürlich auch für die Verwendung von fremdsprachigen Dokumentvorlagen, werden jedoch auch um einige Aspekte erweitert.

Vorteile von fremdsprachigen Dokumentvorlagen im internationalen Schriftverkehr

Zeitersparnis: Mit der Verwendung von anderssprachigen Dokumentvorlagen sparen Sie nicht nur Zeit, weil Sie weniger Schreibaufwand haben. Sie sparen sich auch die Zeit, jedes Mal aufs Neue zu überlegen, was denn die konkreten Wörter auf Englisch bedeuten oder wie denn nun das Datum auf Spanisch dargestellt wird.

Einheitlichkeit: Das einheitliche Auftreten bleibt auch in der Fremdsprache gewahrt – und das ist gar nicht so einfach. Verfasst jeder Mitarbeiter seine anderssprachigen Schriftstücke selbst, sucht er auf eigene Faust die richtigen Wörter in der Fremdsprache. Die Einheitlichkeit wird dadurch gefährdet.

Vermeidung von Fehlern: In unserer eigenen Sprache würde es uns sofort auffallen, wenn wir ein inhaltlich falsches Wort verwenden. In einer Fremdsprache passiert es jedoch schnell, dass ein Mitarbeiter versehentlich zu einem falschen Wort greift. Wird dann aus einer Umsatzsteuer versehentlich eine Einkommenssteuer, ist das nicht nur gegenüber dem Kunden ungünstig, sondern kann unter Umständen auch Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Rechnung haben.

Durchgängige Anpassung an den Zielmarkt: Andere Länder – andere Sitten, auch bei Geschäftskorrespondenz. Vom Briefkopf bis hin zur Grußformel gibt es viele Feinheiten zu beachten, die Ihre Geschäftspartner im Ausland schätzen. Mit der professionellen Erarbeitung von Dokumentvorlagen für Ihre Schriftstücke holen Sie sich dieses Wissen nicht nur ins Unternehmen, sie halten es auch dauerhaft fest.

Informationsquelle für Mitarbeiter: Gut erarbeitete Dokumentvorlagen dienen Ihren Mitarbeitern als Informationsquelle für die Gepflogenheiten im jeweiligen Zielmarkt. Kann Ihr Mitarbeiter zum Beispiel die Standartvorlage für ein individuelles Angebot nicht verwenden, kann er daraus dennoch wichtige Informationen für sein eigenes Schriftstück ziehen (z. B. Wahl der Grußformel, Darstellung von Preise und Datum etc.).

Für welche Dokumente sollten Vorlagen erarbeitet werden?

Für alle Dokumente, die häufig in gleicher Form eingesetzt werden, lohnt es sich, Dokumentvorlagen zu entwickeln.

Die meisten Unternehmen werden mit den üblichen Standarddokumenten wie Angebot, Rechnung, Mahnung etc. arbeiten. Vielleicht setzen Sie allerdings auch individuelle Formulare wie Kundenstammblätter ein oder müssen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen bestimmte Bestätigungen versenden.

Alle Dokumente, die mehrmals in derselben Art verwendet werden, eignen sich als Dokumentvorlagen. Dabei ist es übrigens unerheblich, ob Sie die Dokumente auf Papier oder elektronisch per E-Mail versenden. Die Vorteile gelten unabhängig vom Kommunikationsweg.

Denken Sie also bei der Erschließung eines neuen Zielmarktes auch immer daran, die notwendigen Dokumentvorlagen für die Geschäftskorrespondenz erstellen zu lassen.

Mit dem Senden Ihrer Nachricht geben Sie Ihr Einverständnis, dass die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bearbeitet und für deren Dauer gespeichert werden. Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht gespeichert und verwendet.